Rekruttering og ansættelse af en ny medarbejder bør betragtes som en investering i virksomhedens fremtid, derfor er det vigtigt, at det er den rigtige medarbejder, man ansætter.
For eksempel vil en medarbejder, der stopper inden for de første måneder, have været en omkostning for virksomheden, da medarbejderen ikke har haft mulighed for at tjene sig selv ind igen og derved dække de omkostninger, der har været forbundet med rekruttering, ansættelse, oplæring og drift af medarbejderen i den forgangne periode.

Læs nedenfor om

• Jobanalyse og stillingsbeskrivelse
• Annoncering 
• Udvælgelse
• Interview
• Introduktion af den nye medarbejder

Jobanalyse og stillingsbeskrivelse

Der kan være to grunde til, at en virksomhed søger en ny medarbejder. Virksomheden ønsker at udvide, eller en medarbejder forlader sin stilling.

Uanset af hvilken grund man søger en ny medarbejder, er det en god ide at få overblik, over hvilke arbejdsopgaver, der skal løses fremover. Til dette formål udarbejdes en jobanalyse, der viser, hvilke krav, der skal fokuseres på ved rekrutteringen. Udarbejdelsen af en jobanalyse er mindst lige så vigtig ved oprettelsen af en ny som ved genbesættelse af en eksisterende stilling. Uden en jobanalyse på en eksisterende stilling vil der være en stor risiko for ”bare” at erstatte den afgående medarbejder med en, der ligner så meget som muligt uden hensyntagen til virksomhedens/jobbets udvikling. 

Jobanalysen danner baggrund for udarbejdelse af en stillingsbeskrivelse som har til formål at: 

• Skabe overblik over hvem der laver hvad
• Sikre at alle arbejdsopgaver bliver udført
• Sikre at medarbejderen kender alle sine arbejdsopgaver og beføjelser

Hjælpespørgsmål til udarbejdelse af jobanalyse kan hentes nederst på siden (kræver login).

Stillingsbeskrivelser bør revideres jævnligt, f.eks. i forbindelse med medarbejderudviklingssamtalen.

Jobanalysen og stillingsbeskrivelsen bruges når kvalifikationskravene til den nye medarbejder fastsættes. Kvalifikationskravene bør, for overblikkets skyld, opdeles i:

• Afgørende
• Væsentlige
• Ønskelige

Annoncering

Den ledige stilling kan annonceres såvel internt som eksternt. Intern rekruttering kan i mange tilfælde være en fordel. Dels kan uudnyttede ressourcer sættes i spil ved intern jobrotation, og dels kan det opfattes som anerkendelse af den pågældende medarbejder.

Ved ekstern rekruttering skal man, efter valg af medie, udforme en jobannonce. Her er det vigtigt, at man husker, at det er en invitation man laver. Tænk over hvem der inviteres og hvem der ikke inviteres. Vær ærlig omkring beskrivelse af virksomheden og stil ultimative krav, hvor det er nødvendigt.

Ved udarbejdelsen af stillingsannoncen bør der tages hensyn til hvor man vælger at annoncere. Er det på internettet hvor www.jobzonen.dk, www.jobnet.dk og www.jobindex.dk er de mest anvendte, eller er det i den trykte presse. Uanset hvilket medie der vælges skal ligebehandlingsloven og lov om forskelsbehandling overholdes.

Disposition til stillingsopslag:

Udvælgelse

Både ansøgeren og virksomheden, der skal ansætte, er interesseret i at få afviklet ansøgningsprocessen så hurtigt som muligt. Lad aldrig en dygtig og måske den rette ansøger gå ”til spilde”, men sørg for at svare på ansøgningerne med det samme. Det er positivt for ansøgeren at få hurtig feedback. Som virksomhed skal man være parat til at ansætte den dygtige medarbejder, før konkurrenterne gør det.

Når alle ansøgninger er modtaget, gennemgås de, og der udvælges et antal til personlig samtale. For overskuelighedens skyld er det en god ide at lave et skema med alle ansøgere opført. Der bør i skemaet indgå felter som: Navn (på ansøger), afkrydsningsfelt om hvorvidt ansøger opfylder kvalifikationskrav, hvilke kvalifikationer ansøgeren har derudover, bemærkninger samt en samlet vurdering. Downaload skabelon til opstilling af kvalifikationskrav og eksempel på Interviewskema nederst på siden (kræver login).

Hurtigt svar giver som tidligere nævnt et godt indtryk af virksomheden. Eventuelt kan der sendes et standardafslag til de ansøgere, der ikke har interesse. Indkald dernæst de ansøgere til samtale, der bedst matcher virksomhedens forventninger, ønsker og krav.

Lovgivning

Ligebehandlingsloven:
Der må ikke søges eller foretrækkes personer af et bestemt køn. Såfremt stillingensbetegnelsen er kønsbetonet kan kravet om kønsneutralitet opfyldes ved at tilføje m/k. Det er dog ikke tilladt at skrive mand m/k eller kvinde m/k.

Lov om forskelsbehandling:
Der må ikke søges eller foretrækkes personer af en bestemt race, hudfarve, religion, politisk anskuelse, seksuel orientering, national, social eller etnisk oprindelse.

Interview

Det er vigtigt at forberede sig grundigt på ansættelsessamtalen. Ved at tage udgangspunkt i den samme disposition for alle samtaler, bliver det efterfølgende lettere at sammenligne ansøgerne.

• Hvem i virksomheden skal deltage i interviewene
• Oprids forudsætningerne i starten af interviewet f.eks. hvor lang tid I har til samtalen, hvor mange I har indkaldt til samtale etc.
• Forklar enten i begyndelsen eller undervejs, hvad arbejdet består i
• Afsæt tilstrækkelig med tid til interviewet
• Lyt - tal ikke for meget selv. Arbejd for at det skal blive en god dialog
• Brug åbne spørgsmål, der indledes med hv-ord, dvs. hvad, hvordan, hvornår etc.
• Vent med de personlige spørgsmål, til I har opnået en god kontakt
• Tag notater, så du/I kan huske både under og efter interviewet  

Eksempel på Interviewskema nederst på siden  (kræver login).

Lovgivning

Det er under samtalen tilladt at spørge ansøgeren om vedkommende har eller har haft sygdomme eller symptomer på sygdomme, hvis disse har væsentlig betydning for ansøgerens arbejdsdygtighed ved det pågældende arbejde.

Introduktion af den nye medarbejder

Nogle dage inden den nyansatte skal starte på sit nye job, kan det være en god ide at sende et brev, der byder medarbejderen velkommen og giver forskellig praktisk information om, hvad der skal ske på den første arbejdsdag. Virksomhedens personalehåndbog kan sendes med, så den nye medarbejder har mulighed for at sætte sig yderligere ind i virksomhedens personalepolitik.

Udpeg en fadder, mentor eller kontaktperson for den nye medarbejder. Er der ingen andre i virksomheden, der kan påtage sig opgaven, bør det være en leder, der regelmæssigt er i kontakt med medarbejderen. Kontaktpersonens opgave er bl.a. at vise den nye medarbejder til rette og introducere til kollegaer, arbejdsopgaver, rutiner i virksomheden m.m.

Virksomhedens leder bør informere den nye medarbejdere om virksomhedens vision og mål samt gennemgå eventuelle spørgsmål til virksomhedens personalehåndbog

Det kan være en god ide, at følge op på medarbejderens tiltrædelse ved at afholde en medarbejdersamtale et par måneder efter tiltrædelsen. Under samtalen kan der følges op på medarbejderens arbejdsopgaver, fastsættes mål for medarbejderens videre indsats m.v.

Lovgivning

Arbejdsgiveren har pligt til skriftligt at bekræfte de regler, der gælder for ansættelsesforholdet, og til at komme med disse oplysninger senest én måned efter, ansættelsesforholdet er begyndt. De oplysninger, som arbejdsgiveren har pligt til at give, vedrører de allerede aftalte ansættelsesvilkår. Ved benyttelse af DS Håndværk & Industris ansættelsesaftaler opfyldes samtlige krav til ansættelsesaftaler.

Ansættelsesaftaler kan hentes under medlemsservice (kræver login).