Personalehåndbogen er for mange virksomheder en vigtig del af personalepolitikken. Den er med til at sikre en ensartet formidling af de regler, normer og værdier, der er gældende for den enkelte virksomhed. Da alle virksomheder er forskellige, er det aldrig en god ide at kopiere andres personalehåndbog.
Man bør som det første gøre sig klart, hvad formålet med personalehåndbogen er, og hvilken eller hvilke målgrupper, personalehåndbogen henvender sig til.
Ofte vil det overordnede formål være at udstikke retningslinjer, der skaber tryghed for medarbejderne samt introducerer nye medarbejdere for virksomhedens regler, normer og værdier.
Andre interessenter kunne være potentielle medarbejdere, investorer, samarbejdspartner osv.
Det er vigtigt at gøre sig klart, hvor omfangsrig personalehåndbogen skal være og herefter foretage en prioritering:
- Hvad skal med
- Hvad bør komme med
- Hvad kan eventuelt komme med
Når man har gjort sig klart, hvad der absolut skal med i håndbogen, er det en god ide at starte her og ikke tage mere med. Så kan man senere tilføje flere politikker og oplysninger. Det er vigtigt være opmærksom på, at jo mere tekst der er, jo mere uoverskuelig bliver håndbogen også. Og er håndbogen uoverskuelig, er der større risiko for at den ikke bliver brugt.
Når personalehåndbogen er færdigudarbejdet, eventuelt i samarbejde med enkelte ansatte, er det vigtigt, at den bliver kommunikeret ud til de øvrige medarbejdere på en sådan måde, at den bliver forstået og accepteret. Dette kunne være på et fælles personalemøde eller ved at håndbogen bliver gennemgået af lederne på mindre møder. Det afhænger naturligvis af virksomhedens størrelse.
For at sikre sig, at alle medarbejdere er bekendt med håndbogen, er det en god ide at udlevere et eksemplar til hver medarbejder, som der kvitteres for. Ved nyansættelser bør håndbogen ligeledes udleveres mod kvittering.
Til inspiration for det videre arbejde har vi udarbejdet en skabelon med eksempler på, hvilke emner en personalehåndbog kan indeholde. Download skabelonen nederst på siden (kræver login).
Vi har også lavet et eksempel på en personalehåndbog for en fiktiv virksomhed. Download eksemplet nederst på siden (kræver login).
Men husk at en personalehåndbog skal holdes ved lige - normer og regler kan ændre sig, dels ved virksomhedens beslutninger og dels ved lovgivning og overenskomster.
Du er velkommen til at kontakte uddannelseskonsulent Lars Knudsen, hvis du har brug for mere information.